Versie 20190204
Hierna volgt de privacyverklaring van Van Dijk De Jongh Notarissen / Flevium Notariaat te Dronten:

“Privacyverklaring Van Dijk De Jongh Notarissen te Dronten
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Contactgegevens
Van Dijk De Jongh Notarissen / Flevium Notariaat De Rede 76 8251 EX Dronten, contactpersoon Dhr. H. Koornstra 0321-314044 info@flevium.nl

Dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens op ten behoeve van onze dienstverlening, opdrachten, om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen en/of voor doelen waarvoor u toestemming heeft gegeven. Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt. Bent u een bedrijf of organisatie en geeft uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers, bestuurders of Uiteindelijk Belanghebbenden (UBO’s ) aan ons door, dan verwachten wij van u dat u hen hierover informeert. Zelf verzamelen wij deze gegevens ook zonder dat uw bedrijf of organisatie deze aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het Handelsregister. Deze gegevens leggen wij ook vast. Wij verwachten dat u uw medewerkers en bestuurders ook hierover informeert bijvoorbeeld door deze privacyverklaring aan hen te overhandigen zodat zij kunnen zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

Persoonsgegevens en notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, dan rusten op de notaris diverse wettelijke verplichtingen. Deze zijn van invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt en overeenkomstig wettelijke gegevens bewaard. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens wettelijk verplicht bewaren. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat door middel van een zogenaamde akte van rectificatie of een procesverbaal-akte. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in onder andere de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren en bewaren met alle gegevens die erop staan. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt hetgeen is bepaald in het zogenaamde verwerkingenregister van ons kantoor.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van onze dienstverlening. De bron van die gegevens kan onder andere zijn Openbare registers waaronder het Kadaster, schenker, testateur, etc.

Doorgeven persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen door wanneer dat wettelijk verplicht is, als dat nodig is om werkzaamheden te kunnen uitvoeren en na uw akkoord/met uw instemming. Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de ontvangers zoals vermeld in het verwerkingenregister van ons kantoor
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard, eerst door de notaris en uiteindelijk in rijksarchieven.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat wij uw aanvraag inwilligen, dienen wij u eerst in persoon te identificeren met behulp van een origineel geldig identiteitsbewijs. Recht van inzage van de betrokkene U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek kunnen ingaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren. Recht op rectificatie Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte zal daarvoor een nieuwe notariële akte moeten worden opgesteld. Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’) Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. Hetzelfde geldt voor gegevens die de notaris op grond van andere wettelijke verplichtingen dient te bewaren zoals bijvoorbeeld de gegevens in het repertorium dat iedere notaris aanhoudt waarin de door hem gepasseerde akten worden geadministreerd. Recht op beperking van de verwerking Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Recht op overdraagbaarheid van gegevens Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten. Recht van bezwaar bij direct marketing Op dit moment maakt ons kantoor geen gebruik van direct marketing en bestaan er ook geen plannen om gebruik te gaan maken van direct marketing. Indien en voorzover wij in de toekomst uw gegevens zouden gaan gebruiken voor direct marketing dan kunt u bezwaar maken tegen die verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan melden wij u dat.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.”
Einde citaat.

Dan dienen wij u (indien van toepassing) tevens te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens in het Centraal LevensTestamentenRegister.
Deze verklaring kunt u vinden op https://www.notaris.nl/files/Documenten/cltr-privacyverklaring.pdf?d22851d642 .